档案证书
拓海受托工作：更新在船与休假人员的适任证、合格证、健康证、海员证及服务簿台账，列明有效期、临期提醒和换证培训待办。仅委托证书提醒时，先约定人员名单、证件有效期、资料更新联系人和提前提醒节点，再按期交付预警记录。
企业保留职责：提供人员档案与船舶变更资料，决定续聘、下船参训、换证及费用安排。
档案与证件预警清单
人员名册、资料更新日期、证书截止日期、临期提醒与待补办事项。
管理事项
用人企业保留人事与资金决定权，拓海负责台账维护、资料核对与日常联络。
换班交接
拓海受托工作：整理轮换计划，跟进接替人员的体检、证照与差旅待办，联络港口代理并核对任解职资料。
企业保留职责：确认接替人选、换班港口和最终船期，审批差旅费用，安排船方完成现场交接。
换班计划与待办进度表
离船与接替人员、预计港口及时间窗口、交通与签证状态、尚未完成事项。
工资资料
拓海受托工作：汇总考勤、上下船天数、津贴和报销票据，对照合同计薪口径与支付记录，列明差额。
企业保留职责：确定工资与津贴标准，审核月度结算单，按期支付船员工资及报销款项。
工资与报销差额核对表
合同口径、考勤天数、津贴劳务费、应发与实发金额、差额原因及待企业确认项。
合同保险
拓海受托工作：整理合同履行、伤病或保险报案材料，按授权联络承保机构及办理单位，记录反馈进度。
企业保留职责：履行用工签约与投保缴费责任，决定伤病处置、理赔协议及争议处理方案。
相关进展记入专项事务跟进台账交付记录
按约定周期交付五类管理记录。交付频次、提交日期和证书提前提醒节点在委托前书面约定；启动时已临期或逾期的证件，直接列入首期紧急待办。按上船前、在船期间与下船后三阶段跟进待办事项。
- 专项事务跟进台账
- 提交对象、已交材料、最新回复、下一步动作及负责人。
- 阶段管理交接汇总单
- 本期已完成、暂缓和未完成工作，以及需企业决定的事项。
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上船前
整理证件与报到待办清单，核对证书有效期是否覆盖合同期，确认签约、投保及船岸联系人。
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在船期间
跟踪证书与合同到期，核对考勤、借支及工资差额，整理伤病材料，按约定提前衔接换班。
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下船后
整理报销与末月结算资料，核对离船签注和解职登记，记录休假状态、下次可上船时间及未办完事项。
异常协作
工资核对
对照合同、考勤与发放记录排查差额。
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核对资料
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列明差额
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提交复核
工资未到账或金额不符时，先核对合同条款、上下船日期、考勤与船上借支表、工资条及银行流水。区分约定发薪日、汇款延迟、首末月天数折算、津贴漏计或扣款差异，逐项列明金额与依据，交实际结算发薪单位复核。
拓海协助整理凭证并联络结算方，不代企业修改工资标准，未经授权或无资金拨付不代垫工资，也不作追偿承诺。
保险联络
记录保单信息，跟进理赔材料与反馈进度。
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应急救助
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材料协助
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责任与赔款
发生在船伤病时，船长与企业24小时应急负责人先启动现场救助、医疗咨询或港口送医。现场稳定后，拓海按分工协助整理航海日志、伤病报告、诊断证明及医疗票据。
记录承保机构、保单号、报案时限和材料要求，跟进材料提交及回复。责任认定与赔款支付，由承保机构及对应责任主体处理。
费用交接
计费方式、报价范围与期满交接在协议中写明。
计费方式
12人 × 3个月 = 36人月
服务费按约定人月单价 × 36 计算。
此例仅演示计算方法，非固定报价。
按在管人数 × 月数，或按船舶艘数 × 月数计费，两种口径择一；单次档案整理或换班协调也可按单项委托。
- 报价内容：
- 列明报表频次、联络范围、人数或船数、起止周期，以及中途人员增减和不足整月的折算规则。
- 另列费用：
- 差旅、代理、办证体检、工资与保费另列，由对应责任方承担。
结束交接
合作结束时，移交：
- 最新电子与纸质档案、已完成报表。
- 未结事项、材料缺项及外部联系人。
- 期末结算单。
由双方签字确认交接范围。
委托准备
初次沟通先说明管理需求，详细资料在签约后按授权交接。
提供基本信息
提供单位名称、联系人及联系方式，说明拟委托事项、船舶艘数与船员人数、计划开始时间。初次沟通无需提供证件原件或薪资流水。
按授权提供资料
确定范围并签署保密及委托协议后，再交接人员名单、证件与工资资料。约定报表交付周期、预警节点与对接人后，启动日常管理协助。
